Privatlivspolitik

1 INTRODUKTION

APEX Law Advokatfirma ved Ulrich Hejle (CVR-nr. 44709465) (”vi”, ”vores”, ”os”) er et advokatan-partsselskab med adresse på:

Billedvej 6, 1.
2150 Nordhavn

Vi behandler personoplysninger som en naturlig del af vores aktiviteter, og vi er dataansvarlig for be-handlingen af dine personoplysninger på de vilkår, der er angivet i denne privatlivspolitik (”Privatlivs-politikken”).

Privatlivspolitikken er opdelt i to (2) dele. I den første del kan du læse om vores specifikke behand-lingsaktiviteter, og i den anden del kan du læse om generelle bestemmelser, der gælder for alle speci-fikke behandlingsaktiviteter.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller ønsker at gøre dine ret-tigheder gældende, er du velkommen til at kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger:

Mail: info@apexlaw.dk
Telefon: +45 2125 5678

2 SPECIFIKKE BEHANDLINGSAKTIVITETER,

 

2.1 Klientforhold

2.1.1 Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag
Som klient behandler vi personoplysninger om dig for at varetage alle administrative opgaver forbun-det med klientforholdet. Dette omfatter korrespondance, sagsoprettelse og vores overholdelse af for-pligtelserne i De Advokatetiske Regler og hvidvaskloven.

Følgende personoplysninger indgår i vores behandling:

  • Navn
  • Titel
  • Firma
  • Adresse
  • E-mail
  • Telefonnummer
  • CPR-nummer (personlig klient eller reel ejer)
  • Personligt billede ID (kørekort, pas el. lign.)
  • PEP-status

 
Hjemlen til, at vi kan behandle almindelige personoplysninger i klientforholdet, følger af GDPR artikel 6(1)(b) om behandling, der er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

Hjemlen til at behandle almindelige personoplysninger som dokumentation for vores overholdelse af forpligtelserne i De Advokatetiske Regler og hvidvaskloven følger af GDPR artikel 6(1)(c) om behand-ling, der er nødvendig til opfyldelse af lovkrav, jf. hvidvasklovens kapitel 3 om kundekendskabsproce-dure, og retsplejelovens kapitel 12 om udøvelse af advokatvirksomhed (herunder De Advokatetiske Regler).

Hjemlen til at behandle dit CPR-nummer er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 om private virk-somheders mulighed for at behandle personnummer, når det følger af lovgivningen (hvidvaskloven).

2.1.2 Opbevaring
Som udgangspunkt opbevarer vi sagsoplysninger indtil fem (5) år efter sagens afslutning. Fristen er fastsat under hensyn til De Advokatetiske Regler om opbevaring af sagsoplysninger.

På baggrund af konkrete omstændigheder kan vi vælge at opbevare sagsoplysninger i 10 år fra sa-gens afslutning på vegne af vores klient, f.eks. hvis der er tale om retsskabende dokumenter (forlig, domme, kendelser eller lignende), jf. forældelseslovens § 5, stk. 1, nr. 3.

Vi kan ligeledes efter konkrete omstændigheder vælge at opbevare sagsoplysningerne i en 10-års pe-riode, hvis der har været et særligt ansvar forbundet med sagsførelsen af hensyn til den absolutte forældelsesfrist på 10 år for vores eget ansvar, jf. forældelseslovens § 3, stk. 3, nr. 2 og 4.

Oplysninger, som indhentes på baggrund af kundekendskabsprocedurerne i hvidvaskloven, opbevares i fem (5) år fra indsamlingstidspunktet, men vil løbende blive opdateret i forbindelse med nye sager, hvorefter 5-årsfristen løber på ny. Disse principper følger af hvidvasklovens § 30.

Personoplysninger, der måtte blive behandlet i forbindelse med bogføring, opbevares med bogfø-ringsmaterialet i løbende år + fem (5) år, jf. bogføringslovens § 12.

2.1.3 Kilder

  • Klient
  • Offentlige registre, fx CVR-registret eller Tinglysningsretten.

 

2.2 Sagsbehandling
2.2.1 Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag
Som led i vores sagsbehandling behandler vi en række personoplysninger afhængigt af, hvad sagen vedrører. Behandling af personoplysninger omhandler således om vores egen klient, herunder dennes ansatte eller øvrige personlige interessenter. Behandling kan også omfatte modparter, dommere, vid-ner og andre aktører, som er relevante for sagen. Formålet med behandlingen er at varetage klien-ternes interesser.

Følgende personoplysninger vil typisk indgå i behandlingen:

• Navn
• Titel
• E-mail
• Firma
• Telefonnummer
• Andre personoplysninger, der er relevante for at fastlægge, påberåbe eller afgøre et retskrav.

Hjemlen til at behandle almindelige personoplysninger følger af GDPR artikel 6(1)(f) om legitim inte-resse. Den legitime interesse fastlægges af De Advokatetiske Regler, som udspringer af retsplejelo-vens § 126, stk. 1 om god advokatskik.

Hjemlen til at behandle særlige kategorier af personoplysninger følger af GDPR artikel GDPR artikel 9(2)(f) om fastlæggelse af retskrav, jf. varetagelsen af klienternes tarv i medfør af god advokatskik.

Hjemlen til at behandle oplysninger om strafbare forhold følger af GDPR artikel GDPR artikel 10, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt.

Alle behandlingsgrundlag følger dermed af en legitim interesse, der udspringer af klientens interesser, og som dermed ikke tilsidesætter den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder på baggrund af rammerne fastlagt for god advokatskik.

2.2.2 Opbevaring
Som udgangspunkt opbevarer vi sagsoplysninger indtil fem (5) år efter sagens afslutning. Fristen er fastsat under hensyn til De Advokatetiske Regler om opbevaring af sagsoplysninger.

På baggrund af konkrete omstændigheder kan vi vælge at opbevare sagsoplysninger i 10 år fra sa-gens afslutning på vegne af vores klient, f.eks. hvis der er tale om retsskabende dokumenter (forlig, domme, kendelser eller lignende), jf. forældelseslovens § 5, stk. 1, nr. 3.

Vi kan ligeledes efter konkrete omstændigheder vælge at opbevare sagsoplysningerne i en 10-års pe-riode, hvis der har været et særligt ansvar forbundet med sagsførelsen af hensyn til den absolutte forældelsesfrist på 10 år for vores eget ansvar, jf. forældelseslovens § 3, stk. 3, nr. 2 og 4.

2.2.3 Kilder
• Vores klient
• Modparter
• Offentlige registre
• Domstolene
• Offentlige kilder (dagblade, sociale medier, mv.)

2.3 Samarbejdspartnere og leverandører
2.3.1 Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag
Vi behandler personoplysninger i forbindelse med almindelig korrespondance i leverandørforhold og samarbejder.

Følgende personoplysninger indgår i vores behandling med dig:

• Navn
• Stilling
• E-mail
• Telefonnummer

Hjemlen til at behandle personoplysninger følger af GDPR, artikel 6(1)(b) om behandling, der er nød-vendig til opfyldelsen af en kontrakt, herunder korrespondance forud for indgåelse af en kontrakt.

2.3.2 Opbevaring
Kontaktoplysninger på medarbejdere hos leverandører og samarbejdspartnere opbevares i indtil tre (3) år efter kontraktens ophør jf. forældelseslovens § 3, stk. 1.

2.4 Sociale medier
2.4.1 Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag
Vi er aktive på LinkedIn, og når du interagerer med os på LinkedIn, gør du oplysninger tilgængelige for os og LinkedIn (eksempelvis ved reaktion på et opslag, kommenterer eller deling af opslag), lige-som vi behandler oplysninger om, at du ”synes godt om” os eller følger os på LinkedIn.

APEX Law Advokatanpartsselskab og LinkedIn betragtes som fælles dataansvarlige, hvilket betyder, at LinkedIn ligeledes behandler deres egne oplysninger om dig.

Aftalen om fælles dataansvar finder du her. Du kan læse mere om LinkedIns selvstændige behandling af personoplysninger her.

Hjemlen for behandling af dine personoplysninger følger af GDPR art. 6(1)(f) om behandling, der er nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse, hvor dine interesser ikke tilsidesættes, idet din deltagelse på sociale medier er frivillig for dig på de vilkår, der er gældende på sociale medier.

2.4.2 Opbevaring
Vi opbevarer dine personoplysninger, indtil de ikke længere er nødvendige for os at behandle, og som udgangspunkt sletter vi ikke opslag. Hvis LinkedIns funktioner tillader det, kan du forsøge at redigere eller slette opslag, som du har lavet på vores virksomhedsside.

• Kilder
• Dig
• LinkedIn

2.5 Øvrig kontakt
2.5.1 Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag
Du kan kontakte os på telefon, via vores kontaktformular på hjemmesiden eller rette henvendelse til en af vores medarbejdere på de e-mailadresser, der fremgår af vores hjemmeside.

Når du sender os en e-mail eller kontakter os på telefon, behandler vi dine kontaktoplysninger og ind-holdet af din meddelelse.

Hjemlen til at behandle dine personoplysninger er GDPR artikel 6(1)(f) om behandling på baggrund af en legitim interesse, hvor dine rettigheder ikke tilsidesættes, da vi kun behandler det allerhøjest nød-vendige til besvarelse af din henvendelse. Hvis din henvendelse vedrører et klientforhold eller en sag, gælder de betingelser, der er beskrevet i afsnittene herom.

2.5.2 Opbevaring
Korrespondance slettes, når den ikke længere er nødvendig til opfyldelse af formålet (besvarelse af henvendelsen) eller efter seks (6) måneder fra seneste korrespondance.

2.6 Jobansøgninger
2.6.1 Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag
Hvis du ønsker at søge en stilling hos os, kan du sende os dit CV og ansøgning samt eventuelle refe-rencer, som vi kan kontakte med din accept. Vi behandler dit navn, e-mail og de øvrige oplysninger, der fremgår af din ansøgning. Al behandling er fortrolig og sker udelukkende i rekrutteringsøjemed. Dine oplysninger videregives ikke uden dit samtykke.

Hjemlen til at behandle dine personoplysninger er GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling, der er nødvendig til opfyldelsen af en kontrakt, herunder korrespondance forud for indgåelse af en kon-trakt, som finder sted på din foranledning.

2.6.2 Opbevaring
Opbevaringstiden er seks (6) måneder efter modtagelse i overensstemmelse med Datatilsynets ret-ningslinjer om opbevaringstiden for jobansøgninger. Hvis vi ønsker at gemme din ansøgning i mere end seks (6) måneder, vil vi fremsende en e-mail til dig, hvor du bliver inviteret til at give samtykke til en konkret angivet forlængelse af opbevaringstiden.

2.6.3 Kilder
• Dig
• Angivet reference

3 GENERELLE BESTEMMELSER

3.1 Oplysningspligten over for modparter og accessoriske personer
I medfør af GDPR artikel 14(5) kan vi undtagelsesvis undlade at give besked om vores behandling af personoplysninger. Det vil særligt være i tilfælde, hvor:

• meddelelse af sådanne oplysninger viser sig umulig eller vil kræve en uforholdsmæssigt stor indsats, eller
• personoplysningerne skal forblive fortrolige som følge af vores lovbestemte tavsheds-pligt.

Vi betragter i den forbindelse de fleste personoplysninger, som vi behandler, som relevante for vores konkrete sagsbehandling i den enkelte sag. Det betyder, at det almindelige virke som advokat efter vores vurdering ikke tilsidesætter de hensyn, som oplysningspligten skal imødekomme. På den bag-grund får de fleste personer besked om vores behandling af personoplysninger via almindelig korre-spondance og under henvisning til Privatlivspolitikken. Der er dog også personer, der betragtes som accessoriske til selve sagen, og som dermed ikke får selvstændig besked om vores aktiviteter. Det kan for eksempel være dommere, embedsmænd, vidner, og andre personer, der i kraft af deres stil-ling eller naturlige del af en given sag, ikke er reel genstand for sagens førelse, eller hvor meddelelse til disse personer tilsidesætter fortrolighedshensyn.

3.2 Modtagere af personoplysninger
Vi anvender sikkerhedsgodkendte databehandlere, som hjælper os med IT- og andre tjenesteydelser. Når vi anvender databehandlere, er der indgået en databehandleraftale, der fastsætter genstanden for og varigheden af behandlingen, behandlingens karakter og formål, typen af personoplysninger og ka-tegorierne af registrerede samt den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder.

Som led i vores sagsbehandling, og når det er nødvendigt for varetagelsen af vores klients interesser, videregiver vi personoplysninger, herunder til offentlige myndigheder, domstolene og modparter. Vi-deregivelse er således baseret på vores klienters rettigheder og forpligtelser sammen med vores an-befalede handlinger i kraft af advokathvervet.

Vi kan også på baggrund af særskilte lovkrav være forpligtede til at videregive personoplysninger, fx til Hvidvasksekretariatet. Enhver videregivelse sker med modvægt i advokatens lovbestemte tavs-hedspligt og kræver således tungtvejende årsager.

Vi overfører i begrænset omfang personoplysninger til tredjelande. I sagsbehandllingsøjemed kan det konkret ske i enkeltstående tilfælde i medfør af GDPR artikel 49(1)(e) om overførsler, der er nødven-dige for at varetage interesser i et retskrav. Enkelte IT-services indeholder hostingydelser (cloud), der kan anses som tredjelandsoverførsler efter databeskyttelsesreglerne. Når der er tale om databehand-ling på vores vegne, sker overførslen i medfør af EU Kommissionens standardkontrakter (SCC), jf. GDPR artikel 46(2)(c). Yderligere oplysninger herom kan fås ved henvendelse til os.

3.3 Dine rettigheder
Efter GDPR har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig, som om-fatter:

• Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv berigtiget.
• Ret til sletning: Du har ret til at få slettet oplysninger.
• Ret til begrænsning af behandling: Du har visse tilfælde ret til at få behandling af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores i øvrigt lovli-ge behandling af dine personoplysninger.
• Ret til dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden dataansvarlig uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på Datatilsynets hjemmeside.

Vi henledes din opmærksomhed på, at dine rettigheder ikke er absolutte og nødvendigvis må begræn-ses, hvis det måtte stride mod vores forpligtelser over for vores klienter at gøre dem gældende.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, bedes du kontakte os.

3.4 Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk.